Hier steht, welche personenbezogenen Daten die Conve GmbH verarbeitet, wozu sie das tut, warum sie das darf, wer die Daten erhält und wie lange sie aufbewahrt werden.
Jeder Abschnitt beantwortet dieselben fünf Fragen: Welche Daten. Wozu. Warum wir das dürfen. Wer sie bekommt. Wie lange. Die Abschnitte sind danach geordnet, was Sie am ehesten betrifft — zuerst der Besuch unserer Website und Ihre Anfrage, dann Angebot, Vertrag und Rechnung, danach das Übrige.
Wenn Sie eine Frage dazu haben, schreiben Sie uns an office@conve.eu.
Conve GmbH
Lerchenweg 33, 9400 Wolfsberg, Österreich
FN 447865a, Landesgericht Klagenfurt · UID ATU70327103
office@conve.eu · +43 664 510 75 02 · www.conve.at
Für die Conve GmbH ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Wenden Sie sich mit allen Fragen zum Datenschutz bitte unmittelbar an office@conve.eu.
Welche Daten. Beim Aufruf von www.conve.at entstehen Einträge in Protokolldateien: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, Ihre Browserversion und Ihr Betriebssystem.
Wozu. Damit die Seite an Ihr Gerät ausgeliefert werden kann. Und damit wir Störungen eingrenzen und Angriffe auf unseren Server erkennen können.
Warum wir das dürfen. Weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben — nämlich unsere Website erreichbar und gegen Missbrauch geschützt zu halten. Ohne diese Einträge ließe sich weder ein Ausfall eingrenzen noch ein Angriff bemerken.
Wer sie bekommt. Der Betreiber des Servers, auf dem die Website läuft: die netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland — der Server steht in Deutschland, also innerhalb der Europäischen Union. Er ist ein Dienstleister, der in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen arbeitet und vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet ist.
Wie lange. Nach 14 Tagen werden die Einträge gelöscht oder so gekürzt, dass sie keiner Person mehr zuzuordnen sind.
www.conve.at setzt keine Cookies und verwendet keine Dienste zur Reichweitenmessung. Der Chat mit Sally merkt sich den Gesprächsverlauf für die Dauer Ihres Besuchs im sogenannten sessionStorage Ihres Browsers; diese lokale Speicherung wird beim Schließen des Tabs gelöscht. Nutzen Sie den Chat aktiv, wird Ihre Eingabe samt bisherigem Gesprächsverlauf an das Sprachmodell übermittelt — Näheres dazu in Abschnitt 3.
Auf unserer Website können Sie mit „Sally" schreiben. Sally beruht auf einem Sprachmodell.
Welche Daten. Was Sie in das Chatfenster eingeben, und die Antwort darauf. Übermittelt wird erst, wenn Sie den Chat aktiv benutzen — allein durch das Aufrufen der Seite geht nichts hinaus. Was Sie hineinschreiben, entscheiden Sie. Bitte geben Sie dort keine Gesundheitsdaten, keine Zugangsdaten und keine Angaben über andere Personen ein; für Ihr Anliegen ist das nicht nötig.
Wozu. Um Ihre Frage zu beantworten.
Warum wir das dürfen. Weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben — nämlich Anfragen auf unserer Website rasch zu beantworten, ohne dass Sie auf eine Rückmeldung warten müssen.
Wer sie bekommt. Ihre Eingabe geht an einen Anbieter für Sprachmodelle. Sie erreicht ihn nicht unmittelbar aus Ihrem Browser, sondern über unseren eigenen Server; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben. Zum Einsatz kommt entweder Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, mit Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union, oder Anthropic PBC, 500 Howard Street, San Francisco, Kalifornien, USA. Beide sind Dienstleister, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen arbeiten und vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind; sie dürfen Ihre Eingaben nicht für eigene Zwecke verwenden, insbesondere nicht, um ihre Modelle zu trainieren. Geht Ihre Eingabe an Anthropic, verlässt sie die Europäische Union — dazu Abschnitt 16.
Wie lange. Die Gesprächsverläufe, die dabei auf unserem eigenen Server gespeichert werden, unterliegen keinem automatischen Löschlauf; wir löschen sie nach Prüfung des einzelnen Falls — wenden Sie sich an office@conve.eu, wenn Sie eine Löschung wünschen. Anthropic löscht Ihre Ein- und Ausgaben spätestens 30 Tage nach der Verarbeitung; Mistral bewahrt sie nach der Verarbeitung bis zu 30 Tage zur Missbrauchsüberwachung auf und löscht sie dann.
Sie müssen Sally nicht benutzen. Schreiben Sie uns stattdessen an office@conve.eu oder rufen Sie an. Ein Nachteil entsteht Ihnen daraus nicht. Sie können dieser Verarbeitung auch widersprechen — dazu Abschnitt 21.
Welche Daten. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und alles, was Sie uns in Ihrer Anfrage mitteilen — gleich ob über ein Formular, per E-Mail, telefonisch, im Chat oder persönlich.
Wozu. Um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Ihnen zu antworten und, wenn daraus ein Auftrag wird, ihn vorzubereiten.
Warum wir das dürfen. Weil wir Ihre Angaben brauchen, um auf Ihren Wunsch hin tätig zu werden und einen Vertrag mit Ihnen vorzubereiten oder zu schließen. Führt die Anfrage zu keinem Auftrag, stützen wir uns darauf, dass wir ein berechtigtes Interesse haben — nämlich eine an uns gerichtete Anfrage überhaupt zu beantworten und den Vorgang eine Zeit lang nachvollziehen zu können.
Wer sie bekommt. Im Regelfall niemand außerhalb unseres Hauses. Ergibt sich aus der Sache ein Bedarf, geben wir Ihre Angaben weiter an: öffentliche Einrichtungen und Behörden, soweit wir dazu verpflichtet sind, unsere Rechtsvertretung, unseren Wirtschaftstreuhänder sowie Geschäftspartner, die wir zur Erledigung Ihres Anliegens beiziehen. Weitergegeben wird nur, was der jeweilige Empfänger für seine Aufgabe braucht. Dazu kommen die Dienstleister aus Abschnitt 15.
Wie lange. Bis zu sechs Monate nach der letzten Nachricht zu dieser Anfrage, wenn daraus nichts weiter wird. Erteilen Sie uns einen Auftrag, gelten die Fristen aus Abschnitt 8.
Welche Daten. Die Stammdaten Ihres Unternehmens — Firmenwortlaut, Anschrift, Rechtsform, Firmenbuchnummer und UID. Dazu Name, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer Ihrer Ansprechpersonen sowie den Verlauf unserer Zusammenarbeit: welche Leistungen Sie bezogen haben, welche Anfragen es gab und wer bei Ihnen wofür zuständig ist.
Wozu. Damit wir Sie ordentlich betreuen, Ihre Anliegen im Zusammenhang sehen und Sie bei einer erneuten Buchung nicht nach Dingen fragen müssen, die wir schon wissen. Und damit wir Sie über eigene Leistungen informieren können, die denen ähneln, die Sie bereits bezogen haben.
Warum wir das dürfen. Weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben — nämlich unsere Kundinnen und Kunden weiter zu betreuen und ihnen Leistungen anzubieten, die zu den bereits bezogenen passen. Wir werben auf diesem Weg nur in eigener Sache. Für Werbung per E-Mail gilt zusätzlich, was in Abschnitt 6 steht.
Wer sie bekommt. Niemand außerhalb der Conve GmbH, abgesehen von den Dienstleistern aus Abschnitt 15. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für fremde Werbung weiter.
Wie lange. Bis zum Ablauf des dritten Jahres nach dem letzten Kundenkontakt. Danach löschen wir die Daten, soweit ihnen keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht und wir sie nicht mehr brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren. Für Unterlagen mit längerer Aufbewahrungspflicht — vor allem Verträge und Rechnungen — gelten die Fristen aus Abschnitt 8.
Ihr Widerspruch. Gegen die Verwendung Ihrer Daten für Werbung können Sie jederzeit und ohne Begründung widersprechen, formlos an office@conve.eu. Danach verwenden wir sie dafür nicht mehr. Die Angaben, die wir zur Erfüllung unserer Verträge und unserer gesetzlichen Pflichten brauchen, bleiben davon unberührt.
Welche Daten. Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, sofern angegeben Ihr Unternehmen, und den Zeitpunkt, zu dem Sie sich eingetragen haben.
Wozu. Um Ihnen Neuigkeiten und Informationen zu unseren Leistungen als Newsletter zu senden.
Warum wir das dürfen. Weil Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben.
Sie können jederzeit aufhören. In jeder Aussendung steht am Ende ein Abmeldelink; ein Klick genügt. Sie können sich auch formlos an office@conve.eu wenden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dass die Aussendungen bis dahin rechtmäßig waren, bleibt davon unberührt. Ein Nachteil entsteht Ihnen aus dem Widerruf nicht.
Wer sie bekommt. Derzeit niemand außerhalb unseres Hauses: Wir versenden die Aussendungen über unsere eigenen E-Mail-Systeme (Abschnitte 13 und 15); ein externer Versanddienst ist nicht im Einsatz. Sollten wir künftig einen Versanddienstleister beauftragen, nennen wir ihn an dieser Stelle.
Wie lange. Bis zu Ihrem Widerruf, längstens bis zum Ablauf des dritten Jahres nach der letzten Aussendung an Sie. Melden Sie sich ab, halten wir Ihre Adresse in einer Sperrliste fest, damit Sie nicht versehentlich erneut angeschrieben werden. Dieser Eintrag dient allein diesem Zweck.
Welche Daten. Name und Kontaktdaten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die gebuchte Beratung, das gebuchte Seminar oder die gebuchte Fortbildung, die Rechnungs- und Zahlungsangaben und — sofern ausgestellt — die Teilnahmebestätigung.
Wozu. Um die Veranstaltung zu organisieren, den Platz zu vergeben, die Leistung zu erbringen, abzurechnen und Ihre Teilnahme zu bestätigen.
Warum wir das dürfen. Weil wir diese Angaben brauchen, um Ihren Vertrag zu schließen und zu erfüllen. Ohne sie können Sie unsere Leistung leider nicht in Anspruch nehmen. Für die Rechnung und ihre Aufbewahrung stützen wir uns darauf, dass uns das Handels- und Abgabenrecht zur Aufzeichnung und Aufbewahrung verpflichtet.
Wer sie bekommt. Im Regelfall niemand außerhalb unseres Hauses. Ziehen wir für eine Veranstaltung Vortragende, externe Veranstaltungsorte oder Kooperationspartner bei, erhalten diese Teilnehmerdaten jeweils nur, soweit sie die Angaben für die Durchführung benötigen. Dazu unser Wirtschaftstreuhänder für die Belege und die Dienstleister aus Abschnitt 15.
Wie lange. Bis der Vertrag erfüllt und eine allfällige Rechtsstreitigkeit beigelegt ist. Darüber hinaus so lange, wie wir die Angaben brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren, und so lange, wie handels- und abgabenrechtliche Aufbewahrungspflichten es verlangen — für Belege sieben Jahre.
Die Conve GmbH führt ihre Kundenbeziehungen in einem eigenen Managementwerkzeug. Darin entstehen Angebote, Verträge, Leistungsaufzeichnungen, Rechnungen, Vorgänge und die Kundenakte. Dieses Werkzeug läuft auf unserem eigenen Server. Die Daten verlassen ihn nur auf den Wegen, die in dieser Erklärung ausdrücklich beschrieben sind.
Welche Daten. Die Stammdaten Ihres Unternehmens und die Ihrer Ansprechpersonen; Angebote und deren Annahme; Verträge und ihre Laufzeiten; erfasste Leistungen mit Datum, Dauer und Beschreibung; Rechnungen samt Positionen und Zahlungen; Vorgänge, Tickets und Projekte mit dem zugehörigen Schriftverkehr; abgelegte Dokumente.
Wozu. Um Ihnen ein Angebot zu legen, unsere Verträge mit Ihnen zu erfüllen, unsere Leistungen abzurechnen, Anfragen zu einem laufenden Vorgang zu bearbeiten und unsere Aufzeichnungspflichten zu erfüllen.
Warum wir das dürfen. Weil wir diese Angaben brauchen, um Ihren Vertrag zu schließen und zu erfüllen. Für Rechnungen, Belege und Buchhaltung stützen wir uns zusätzlich darauf, dass uns das Handels- und Abgabenrecht zur Aufzeichnung und Aufbewahrung verpflichtet. Für Ansprechpersonen, die nicht selbst unsere Vertragspartei sind, stützen wir uns darauf, dass wir ein berechtigtes Interesse haben — nämlich zu wissen, wer für unseren Vertragspartner handelt und mit wem wir eine Sache besprochen haben.
Wer sie bekommt. Die Dienstleister aus Abschnitt 15. Für die Buchhaltung zusätzlich unser Wirtschaftstreuhänder; wenn wir Ansprüche durchsetzen oder abwehren müssen, unsere Rechtsvertretung sowie die zuständigen Gerichte und Behörden.
Wie lange.
Sind diese Fristen abgelaufen und ist kein Verfahren anhängig, brauchen wir die Angaben nicht mehr und löschen sie. Damit Sie wissen, wie das geschieht: Es gibt dafür keinen automatischen Löschlauf im System. Die Löschung erfolgt nach Prüfung des einzelnen Falls. Wenden Sie sich an office@conve.eu, wenn Sie eine Löschung früher wünschen — wir prüfen dann, ob ihr noch eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht oder ob wir die Angaben noch brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Unser System führt über jede Änderung ein Protokoll: wer wann was geändert hat. Diese Einträge sind technisch unveränderlich — die Datenbank weist jede Änderung und jede Löschung an dieser Stelle ab. Sie werden daher nicht anlassbezogen gelöscht.
Das ist Absicht und keine Nachlässigkeit. Auf diesem Protokoll beruht die Nachvollziehbarkeit unseres gesamten Systems. Ohne es ließe sich später nicht mehr belegen, dass eine Rechnung so und nicht anders gestellt oder eine Erklärung so und nicht anders abgegeben wurde. Wir dürfen diese Einträge behalten, weil wir sie brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Was das für Ihr Recht auf Löschung bedeutet, steht ausführlich in Abschnitt 10 am Beispiel der Unterzeichnung mit der ID Austria. Dasselbe gilt für die übrigen Einträge.
Kundinnen und Kunden der Conve GmbH können ihre Angebote, Rechnungen und Dokumente in einem Portal einsehen.
Welche Daten. Ihren Namen und die E-Mail-Adresse Ihres Zugangs; Ihr Kennwort in verschlüsselter Form; die Zeitpunkte Ihrer Anmeldungen und die technischen Angaben dazu. Wenn Sie es wünschen, zusätzlich einen zweiten Faktor — im Portal ist er freiwillig, und wir empfehlen ihn. Dazu die Angebote, Rechnungen und Dokumente Ihrer Organisation, die wir für Sie freigegeben haben.
Wozu. Damit Sie Ihre Unterlagen jederzeit selbst einsehen können, wir sie Ihnen nicht per E-Mail nachsenden müssen und nur der jeweils berechtigte Zugang sie zu sehen bekommt.
Warum wir das dürfen. Weil wir das Portal brauchen, um Ihnen die Unterlagen zu Ihrem Vertrag bereitzustellen, und weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, den Zugang gegen unbefugte Nutzung zu sichern und im Zweifel nachvollziehen zu können, wer sich angemeldet hat.
Wer sie bekommt. Ein Portalkonto sieht nur die eigene Organisation. Nach außen geht nichts, das über die Dienstleister aus Abschnitt 15 hinausgeht. Sie können sich auch über einen Link anmelden, den wir Ihnen per E-Mail senden; er ist zehn Minuten gültig und lässt sich nur einmal verwenden. Der Versand dieser E-Mail läuft über Microsoft 365 (Abschnitt 13).
Wie lange. Zugang und Anmeldedaten bewahren wir auf, solange Ihr Zugang besteht. Wird er nicht mehr gebraucht, schalten wir ihn ab: spätestens zum Ablauf des dritten Jahres nach dem letzten Kundenkontakt, gemeinsam mit der Kundendatenbank (Abschnitt 5). Für die Unterlagen im Portal gelten die Fristen aus Abschnitt 8.
Wer ein Angebot der Conve GmbH annimmt, kann sich dabei mit seiner ID Austria ausweisen. Diese Unterzeichnung tritt an die Stelle der Unterschrift auf Papier: Sie hält fest, wer wann welches Angebot angenommen hat.
Dieser Abschnitt beschreibt ausschließlich diese Verarbeitung. Die allgemeinen Angaben zu unserem Unternehmen und zu Ihren Rechten stehen in den Abschnitten 1, 20 und 21. Hier wiederholen wir sie nur, soweit für diesen Vorgang etwas Besonderes gilt.
Brechen Sie zwischendurch ab, entsteht keine Unterschrift. Der begonnene Vorgang verfällt nach 15 Minuten. Bis dahin enthält er die technischen Werte des Anmeldevorgangs, die Prüfsumme des Angebots und die Kennung des Zugangs, über den er begonnen wurde — Merkmale aus der ID Austria enthält er noch nicht.
Aus der Antwort der ID Austria übernehmen wir:
Aus dem Vorgang selbst speichern wir dazu:
Auf der unterzeichneten Fassung des Angebots, die Sie und wir erhalten, stehen Vorname, Familienname, der Vermerk „unterzeichnet mit ID Austria", das Datum und die Prüfsumme. Geburtsdatum und Personenkennzeichen stehen nicht darauf. Das Personenkennzeichen wird in keiner Maske und in keinem Dokument angezeigt.
Diese Merkmale stammen weder von uns noch aus einer fremden Datenbank, sondern von der ID Austria — und zwar erst, nachdem Sie sich dort selbst angemeldet und die Übermittlung an uns in Ihrer ID-Austria-App freigegeben haben. Ohne diesen Schritt erhalten wir keine Angaben über Sie.
Zu einem einzigen Zweck: nachzuweisen, wer wann welches Angebot angenommen hat.
Zu keinem anderen Zweck. Wir werten diese Daten nicht aus, verknüpfen sie nicht mit anderen Beständen und verwenden sie nicht für Werbung.
Das hängt davon ab, für wen Sie unterzeichnen.
Fall 1 — Sie sind selbst Vertragspartei, etwa als Einzelunternehmen oder als Inhaberin oder Inhaber einer freiberuflichen Ordination. Dann dürfen wir das, weil wir diese Angaben brauchen, um Ihren Vertrag zu schließen und zu erfüllen. Das gilt auch schon vor dem Vertrag, weil die Unterzeichnung dem Vertragsschluss vorausgeht.
Fall 2 — Sie zeichnen für eine Gesellschaft, einen Verein oder eine Gemeinde. Dann kommt der Vertrag mit dieser Einrichtung zustande und nicht mit Ihnen persönlich. Wir dürfen Ihre Daten in diesem Fall verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben — nämlich den Nachweis, wer die Annahme erklärt hat. Ohne ihn ließe sich später nicht belegen, dass der Auftrag von einer dazu befugten Person erteilt wurde.
Die Abwägung legen wir offen: Sie handeln in Ihrer beruflichen Rolle und nicht als Privatperson. Sie melden sich selbst an und geben die Übermittlung selbst frei. Es geht um wenige Merkmale — Name, Geburtsdatum und ein Kennzeichen, das nur uns gegenüber gilt. Die vollständige Abschrift des Identitätsnachweises enthält darüber hinaus keine weiteren Angaben über Sie, sondern die technischen Felder desselben Anmeldevorgangs; sie belegt nur, dass er echt war. Alle diese Angaben dienen keinem weiteren Zweck, werden an niemanden weitergegeben und nicht ausgewertet. Nach unserer Beurteilung überwiegen Ihre Interessen daher nicht. Zu Ihrem Widerspruchsrecht in diesem Fall lesen Sie bitte den eigenen Abschnitt weiter unten.
Die Freigabe in Ihrer ID-Austria-App gibt die Übermittlung technisch frei. Sie ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung. Sie können daher auch nichts widerrufen — es gibt keine Einwilligung, die widerrufen werden könnte. Was Sie stattdessen tun können, steht unten in den Abschnitten „Die Nutzung der ID Austria ist freiwillig" und „Ihr Widerspruchsrecht bei dieser Verarbeitung".
Wir übermitteln diese Daten an niemanden. Es gibt keine Empfänger außer dem unten genannten Dienstleister.
An die ID Austria geht von uns nur: die Kennung unseres Dienstes (des sogenannten Service Providers), das zugehörige Kennwort und die technischen Werte des Anmeldevorgangs — die Rückleitungsadresse, die Einmalwerte und der Anmeldecode. Weder das Angebot noch sein Inhalt noch der Name unseres Kunden verlässt dabei unser System. Wir fragen dort nur, ob die Anmeldung gültig war, und teilen dabei nichts über den Vorgang mit.
Eingebunden ist allein der Betreiber unseres Servers: die netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, in Deutschland. Sie arbeitet in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, ist vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und darf diese Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.
Der Server steht in der Europäischen Union. Bei dieser Verarbeitung gehen die Daten weder in ein Land außerhalb der Union noch an eine internationale Organisation.
Die Angaben werden gemeinsam mit dem Angebot und dem daraus entstandenen Vertrag aufbewahrt:
Sind diese Fristen abgelaufen und ist kein Verfahren anhängig, benötigen wir die Angaben nicht mehr und löschen sie. Damit Sie wissen, wie das geschieht: Es gibt dafür keinen automatischen Löschlauf im System. Die Löschung erfolgt nach Prüfung des einzelnen Falls. Wenden Sie sich an office@conve.eu, wenn Sie eine Löschung früher wünschen — wir prüfen dann, ob ihr noch eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht oder ob wir die Angaben noch brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Auf diesen Punkt weisen wir Sie ausdrücklich hin, weil er Ihr Recht auf Löschung berührt.
Über jede Unterzeichnung entstehen zusätzlich Einträge im Änderungsprotokoll unseres Systems: einer beim Beginn des Vorgangs und einer beim Abschluss. Sie tragen unter anderem Vorname und Familienname, das Geburtsdatum, den Zeitpunkt, die Prüfsumme des unterzeichneten Dokuments sowie die Kennung und die Bezeichnung des Zugangs, über den unterzeichnet wurde. Das bereichsspezifische Personenkennzeichen steht nicht darin, und die vollständige Abschrift des Identitätsnachweises ebenfalls nicht.
Diese Einträge sind technisch unveränderlich: Die Datenbank weist jede Änderung und jede Löschung an dieser Stelle ab. Sie werden daher nicht anlassbezogen gelöscht, auch nicht auf Antrag, und bleiben über die oben genannten Fristen hinaus bestehen. Das ist Absicht und keine Nachlässigkeit. Auf diesem Protokoll beruht die Nachvollziehbarkeit unseres gesamten Systems; ohne es ließe sich später nicht mehr belegen, dass eine Erklärung so und nicht anders abgegeben wurde.
Was das für Ihr Löschrecht bedeutet, sagen wir offen:
Wenn Sie das nicht möchten, nehmen Sie das Angebot auf einem der anderen Wege an. Auch dann entsteht ein Protokolleintrag; er trägt aber nur den von Ihnen angegebenen Namen und die E-Mail-Adresse, an die das Angebot ging — kein Geburtsdatum und kein Personenkennzeichen.
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, ein Angebot mit der ID Austria zu unterzeichnen. Die Bereitstellung dieser Daten ist für den Abschluss des Vertrags nicht erforderlich; ein Vertrag kommt auch ohne sie zustande.
Ein Angebot lässt sich auch anders annehmen:
Wenn Sie die ID Austria nicht nutzen, entsteht Ihnen daraus kein Nachteil: Angebot, Preis und Leistung bleiben dieselben, die Annahme ist ebenso gültig, und wir behandeln Sie deswegen nicht anders. Die einzige Folge ist ein schwächerer Nachweis der Annahme. Ohne den staatlich bestätigten Identitätsnachweis stützt sich die Zuordnung darauf, dass die Bestätigung aus Ihrem Postfach kam oder dass uns Ihre Erklärung schriftlich vorliegt.
Bei dieser Verarbeitung gibt es keine automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, und kein Profiling. Die Prüfung des Identitätsnachweises ist eine rein technische Echtheitsprüfung: Sie stellt fest, ob der Nachweis von der ID Austria stammt und unverändert ist. Sie trifft keine Entscheidung über Sie und bewertet Sie nicht.
Soweit wir Ihre Daten auf unser berechtigtes Interesse stützen — also wenn Sie für eine Gesellschaft, einen Verein oder eine Gemeinde unterzeichnet haben —, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir brauchen die Daten, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Wir sagen vorweg, was Sie erwarten können: Bei einer Unterschrift, die einen laufenden Vertrag trägt, wird der zuletzt genannte Fall regelmäßig vorliegen. Wir prüfen Ihren Widerspruch dennoch im Einzelfall und teilen Ihnen das Ergebnis begründet mit.
Welche Daten. Ihre Rechnungs- und Zahlungsangaben: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Zahlungsdatum und Verwendungszweck. Beim Abgleich mit unseren Konten kommen die Umsätze unserer eigenen Geschäftskonten und unseres PayPal-Kontos hinzu. Darin stehen Name und Kontoverbindung des Zahlenden — also Ihre, wenn Sie an uns zahlen.
Wozu. Um zu erkennen, welche Rechnung bezahlt wurde, offene Posten zu führen, unnötige Mahnungen zu vermeiden und unsere Buchhaltung zu führen.
Warum wir das dürfen. Weil wir diese Angaben brauchen, um unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen und Ihre Zahlung der richtigen Rechnung zuzuordnen. Und weil uns das Handels- und Abgabenrecht zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung unserer Geschäftsfälle verpflichtet.
Wer sie bekommt — und was dabei hinausgeht.
Wie lange. Sieben Jahre, weil handels- und abgabenrechtliche Aufbewahrungspflichten das für Bücher und Belege verlangen. Darüber hinaus so lange, wie wir die Angaben brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Neben Sally setzen wir Sprachmodelle an zwei Stellen im Haus ein. Beide Stellen sind einzeln abschaltbar, und keine läuft von sich aus. Ohne eine ausdrückliche Einschaltung verlässt kein Text unser Haus.
Dieser Punkt betrifft Rechnungen unserer Lieferanten an die Conve GmbH — nicht unsere Rechnungen an Sie. Er ist für Sie dann von Bedeutung, wenn Sie für einen unserer Lieferanten arbeiten und Ihr Name auf einer solchen Rechnung steht.
Welche Daten. Die Angaben auf der Eingangsrechnung: Firmenwortlaut und Anschrift des Ausstellers, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuerbeträge, Bankverbindung sowie Namen von Ansprechpersonen, soweit sie auf dem Blatt stehen.
Wozu. Damit die Felder der Rechnung nicht von Hand abgetippt werden müssen und die Rechnung geprüft, bezahlt und verbucht werden kann.
Warum wir das dürfen. Weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben — nämlich Eingangsrechnungen rasch und ohne Übertragungsfehler zu erfassen. Für die Verbuchung und Aufbewahrung des Belegs stützen wir uns darauf, dass uns das Handels- und Abgabenrecht dazu verpflichtet.
Wer sie bekommt — und was dabei hinausgeht. Hinaus geht der Text des Rechnungsblattes, und zwar gekürzt. Ist der Beleg nur eingescannt und enthält keinen auslesbaren Text, geht das Blatt selbst hinaus; dafür gibt es einen zweiten, eigenen Schalter. Ist er aus, bleiben eingescannte Belege ungelesen und werden von Hand erfasst. Zum Einsatz kommt entweder Mistral AI SAS in Frankreich — das ist die Voreinstellung — oder Anthropic PBC in den Vereinigten Staaten. Beide arbeiten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Inhalte nicht für eigene Zwecke verwenden, insbesondere nicht zum Training. Setzen wir Anthropic ein, verlassen die Daten die Europäische Union — dazu Abschnitt 16. Daneben erhält die Eingangsrechnung unser Wirtschaftstreuhänder für die Buchhaltung.
Was das Modell nicht tut. Es entscheidet nichts. Ob eine Rechnung an uns gerichtet ist, prüft unser System nach festen Regeln; das Modell kann ein Ergebnis nur abschwächen, nie bestätigen. Seine Zahlen werden nachgerechnet. Was es gesagt hat, steht in eigenen Feldern daneben, damit später erkennbar bleibt, woher eine Zahl kam.
Wie lange. Bei uns sieben Jahre, weil handels- und abgabenrechtliche Aufbewahrungspflichten das verlangen. Das Ergebnis bewahren wir gemeinsam mit dem Beleg auf.
Welche Daten. Angaben über den Kunden, für den das Angebot bestimmt ist, soweit sie für den Entwurf nötig sind — Firmenwortlaut, Ort, Branche, der Gegenstand des Angebots und das, was unsere Mitarbeiterin oder unser Mitarbeiter dazu einträgt. Auch das geht gekürzt hinaus. Preise, Verträge und Belege gehen dabei nicht hinaus.
Wozu. Um einen ersten Textentwurf für ein Angebot zu erhalten. Was tatsächlich im Angebot steht, entscheiden und verantworten wir; der Entwurf wird vor dem Versand von einem Menschen gelesen und überarbeitet.
Warum wir das dürfen. Weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben — nämlich Angebote zügig und in gleichbleibender Qualität zu erstellen.
Wer sie bekommt. Dieselben zwei Anbieter unter denselben Bedingungen wie oben. Diese Funktion hat einen eigenen Schalter und ist von den übrigen unabhängig.
Wie lange. Der Entwurf wird gemeinsam mit dem Angebot aufbewahrt; es gelten die Fristen aus Abschnitt 8.
Wenn Sie nicht möchten, dass Angaben über Ihr Unternehmen auf diesem Weg verarbeitet werden, schreiben Sie uns an office@conve.eu. Wir erstellen Ihr Angebot dann ohne diese Unterstützung. Zu Ihrem Widerspruchsrecht siehe Abschnitt 21.
Postfach, Kalender, Dateiablage und unser E-Mail-Versand laufen über Microsoft 365.
Welche Daten. Der Schriftverkehr mit Ihnen; die Anschreiben, Angebote und Rechnungen, die wir Ihnen senden, samt Anhang; bei einem Angebot der Link zur Unterzeichnung, beim Portal der Anmeldelink; Termine und Dateien, die wir zu einem Vorgang ablegen; Kontoauszüge, die wir dort ablegen.
Wozu. Um mit Ihnen zu kommunizieren, Ihnen Unterlagen zu senden und unsere Vorgänge zu führen.
Warum wir das dürfen. Weil wir das brauchen, um unseren Vertrag mit Ihnen zu schließen und zu erfüllen. Weil uns das Handelsrecht zur Aufbewahrung von Geschäftsbriefen verpflichtet. Und — für den übrigen Schriftverkehr — weil wir ein berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren betrieblichen Kommunikation haben.
Wer sie bekommt. Microsoft als Betreiberin des Dienstes; unser Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der EU/EFTA (EU Data Boundary). Sie arbeitet in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen und ist vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Soweit dabei Daten in die Vereinigten Staaten gelangen können, gilt Abschnitt 16.
Wie lange. Nach den Fristen aus Abschnitt 8; Geschäftsbriefe sieben Jahre.
Damit Ihre Stammdaten stimmen, gleichen wir sie mit öffentlichen Quellen ab.
Was dabei hinausgeht. Der Firmenwortlaut, den wir gerade eintippen, an das öffentliche Firmenbuchportal der Justiz; der Adressteil, den wir gerade eintippen, an einen Dienst für Adressvorschläge; Länderkennung und UID Ihres Unternehmens an das Bestätigungsverfahren der Europäischen Kommission; Ihre Firmenbuchnummer an das Gewerbeinformationssystem. Rufen wir das Impressum Ihrer Website ab, übermitteln wir dabei nichts über Sie.
Wozu. Damit Firmenwortlaut, Anschrift, Rechtsform und UID auf unseren Angeboten und Rechnungen richtig stehen.
Warum wir das dürfen. Weil wir ein berechtigtes Interesse an richtigen Stammdaten haben — eine falsch adressierte Rechnung erzeugt Rückfragen und kann steuerlich unbrauchbar sein. Für die Prüfung der UID unserer Rechnungsempfänger stützen wir uns zusätzlich darauf, dass uns das Abgabenrecht dazu verpflichtet.
Wer sie bekommt. Die genannten öffentlichen Stellen und der Dienst für Adressvorschläge. Es sind kurze Abfragen. Ein Treffer füllt bei uns nur Felder aus; gespeichert wird erst, was tatsächlich übernommen wird. Was die Quelle gesagt hat, halten wir mit Zeitstempel daneben fest, damit später nachvollziehbar bleibt, woher eine Angabe stammt.
Wie lange. Nach den Fristen aus Abschnitt 8.
Unser Server. Unser Managementwerkzeug, das Kundenportal und unsere Dateiablage laufen auf einem Server der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, in Deutschland — also innerhalb der Europäischen Union.
Wer sonst noch für uns arbeitet. Wir geben Daten an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb brauchen. Sie arbeiten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet, dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden und müssen sie nach Ende der Zusammenarbeit löschen oder zurückgeben.
| Dienstleister | Wofür | Sitz und Verarbeitungsort |
|---|---|---|
| netcup GmbH | Server für Managementwerkzeug, Kundenportal und Dateiablage sowie Betrieb unserer Website (www.conve.at) | Deutschland |
| Microsoft 365 | Postfach, Kalender, Dateiablage, Versand unserer E-Mails samt Anhängen | Irland; Verarbeitung grundsätzlich in der EU/EFTA, Rest-Übermittlungen in die USA möglich (Abschnitt 16) |
| GoCardless SAS | Abruf der Umsätze unserer Geschäftskonten | Frankreich; teilweise Vereinigtes Königreich (GoCardless Ltd., Angemessenheitsbeschluss) |
| PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. | Abruf unserer PayPal-Buchungen | Luxemburg |
| Mistral AI SAS | Sally, Lesen von Eingangsrechnungen, Angebotsentwürfe | Frankreich, Europäische Union |
| Anthropic PBC | dieselben Aufgaben, wahlweise statt Mistral | Vereinigte Staaten |
Dazu kommen IT-Dienstleister und Unternehmensberater, die unsere Systeme betreuen — auch im Wege der Fernwartung. Dabei kann ein Einblick in Daten nicht ausgeschlossen werden. Auch sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, und der Zugriff geschieht nur, soweit die jeweilige Aufgabe es erfordert.
Unabhängig davon geben wir Daten an Stellen weiter, die in eigener Verantwortung handeln: an unseren Wirtschaftstreuhänder, an unsere Rechtsvertretung und an Behörden und Gerichte, soweit wir dazu verpflichtet sind oder es brauchen, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für fremde Werbung weiter.
Unsere eigenen Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der Europäischen Union findet in den Fällen statt, die in dieser Erklärung ausdrücklich genannt sind:
Grundlage ist der EU-US-Datenschutzrahmen: Die Europäische Kommission hat für Übermittlungen an Unternehmen, die daran teilnehmen, ein angemessenes Schutzniveau festgestellt. Ergänzend haben wir mit diesen Dienstleistern die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln vereinbart. Eine Abschrift dieser Vereinbarungen erhalten Sie auf Anfrage unter office@conve.eu.
Bei der Unterzeichnung mit der ID Austria findet keine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union statt.
| Woraus | Wie lange |
|---|---|
| Protokolldateien der Website | 14 Tage |
| Anfragen ohne Auftrag | bis zu 6 Monate nach der letzten Nachricht |
| Kundendatenbank, Betreuung, Werbung | bis zum Ablauf des 3. Jahres nach dem letzten Kundenkontakt |
| Aussendungen an Abonnenten | bis zum Widerruf, längstens 3 Jahre nach der letzten Aussendung |
| Angebote, Verträge, Vorgänge, Kundenakte | so lange, wie Ansprüche geltend gemacht oder abgewehrt werden können — je nach Anspruch 3 bis 30 Jahre |
| Rechnungen, Belege, Geschäftsbriefe, Buchhaltung | 7 Jahre |
| Unterzeichnung mit ID Austria | wie Angebot und Vertrag, siehe Abschnitt 10 |
| Zugang zum Kundenportal | solange der Zugang besteht |
| Einträge im Änderungsprotokoll | bleiben bestehen; sie lassen sich technisch nicht löschen (Abschnitte 8 und 10) |
In aller Regel von Ihnen selbst. Daneben aus diesen Quellen:
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Das gilt auch dort, wo bei uns ein Sprachmodell mitwirkt: Die Prüfung eines Identitätsnachweises ist eine rein technische Echtheitsprüfung und trifft keine Entscheidung über Sie. Das Auslesen einer Eingangsrechnung und der Entwurf eines Angebotstextes bereiten nur vor, was ein Mensch anschließend prüft und entscheidet.
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:
Wenden Sie sich dafür formlos an office@conve.eu oder an unsere Anschrift aus Abschnitt 1. Wir antworten ohne unnötigen Aufschub, spätestens innerhalb eines Monats. Ist Ihr Anliegen umfangreich, dürfen wir diese Frist um zwei Monate verlängern; wir sagen Ihnen das dann mit Begründung. Können wir Sie nicht zweifelsfrei zuordnen, fragen wir nach — nicht aus Förmlichkeit, sondern damit niemand fremde Daten erhält.
Die Auskunft und die erste Kopie sind für Sie kostenlos.
Soweit wir Ihre Daten verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen — aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Das betrifft insbesondere die Protokolldateien unserer Website, Sally, die Kundendatenbank, die Angaben zu Ansprechpersonen, den Einsatz von Sprachmodellen in unserer Verwaltung und den Fall, dass Sie ein Angebot für eine Gesellschaft, einen Verein oder eine Gemeinde mit der ID Austria unterzeichnet haben.
Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir brauchen die Daten, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
Gegen Werbung können Sie jederzeit und ohne Begründung widersprechen. Danach verwenden wir Ihre Daten dafür nicht mehr — ausnahmslos.
Wir sagen vorweg, was Sie bei einer Unterzeichnung erwarten können: Trägt die Unterschrift einen laufenden Vertrag, brauchen wir den Nachweis regelmäßig weiterhin, um Ansprüche geltend machen oder abwehren zu können. Wir prüfen Ihren Widerspruch dennoch im Einzelfall und teilen Ihnen das Ergebnis begründet mit.
Ein Widerspruch ist formlos möglich: office@conve.eu.
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Andere Rechtsbehelfe bleiben Ihnen daneben offen. Zuständig ist:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
dsb@dsb.gv.at · www.dsb.gv.at
Diese Erklärung gilt ab 10.09.2026. Ändert sich etwas an unseren Verarbeitungen, ändern wir auch diesen Text. Maßgeblich ist die Fassung, die auf www.conve.at veröffentlicht ist.